Krok 1: Zahájení projektu

Z organizačního hlediska je důležité mít jeden kontakt (nebo kontakt na každou zemi) jako prostředníka mezi odděleními nákupu a IT.
Definujte oblast působnosti. Rozhodněte se, jaká data chcete vyměňovat, zvolte technický komunikační protokol, definujte, které zprávy (např. objednávky, potvrzení, dodací listy, faktury) si chcete vyměňovat, a ověřte, zda existují nějaké zvláštní okolnosti, které je třeba zohlednit.Klíčovými skupinami zapojenými do EDI jsou oddělení nákupu a IT na straně zákazníka a oddělení prodeje a IT na straně dodavatele.
Z hlediska IT je důležité konzultovat s odborníky a vybrat vysoce efektivní konverzní software.

Krok 2: Jedna osoba je zodpovědná za IT a prodej/nákup.

Klíčová je bezproblémová koordinace uvnitř firmy i mezi firmami. Nejlépe to funguje, když je jedna osoba zodpovědná za sladění IT a prodeje (na straně dodavatele) a IT a nákupu (na straně zákazníka). Každé příslušné oddělení v jedné společnosti hovoří s příslušným oddělením v druhé společnosti a mezi sebou uvnitř své vlastní společnosti.

Krok 3: Odkud pocházejí vaše data?

Před zahájením projektu se ujistěte, že se obě společnosti dohodly na konkrétních určeních pro nákup a prodej. Vyhnete se tak nedorozuměním ohledně čísel položek a předejdete chybám při objednávání.

Krok 4: Vše je o standardech

EDI je o společných standardech pro výměnu dokumentů a o tom, že každá strana může vidět stejné informace. Ujistěte se, že používáte standard formátu dat, který je dobře zavedený a známý všem zúčastněným stranám. Příkladem je EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport).

Krok 5: Využití stávajících znalostí

To vám může ušetřit spoustu bolesti hlavy a trápení při realizaci projektu. Nevymýšlejte kolo. Pokud máte ve své organizaci již existující znalosti o EDI, využijte je, poučte se z nich.

Krok 6: Máte časový plán, držte se ho

Scházejte se každý týden, abyste zkontrolovali implementaci a ujistili se, že držíte krok se sprinty projektu. Pokud se dostanete do skluzu, budete muset problém eskalovat a vyřešit. Mějte na paměti dostupnost zaměstnanců (tj. období dovolených apod.).

Krok 7: Definování a provádění standardních testů

Projekt se nyní dostal do pokročilé fáze a vy jste připraveni definovat, provést a vyhodnotit standardní testy zahrnující všechny strany v obou společnostech.

Krok 8: Uživatelské akceptační testy

Nyní je čas proniknout hlouběji do jednotlivých oddělení každé společnosti a prověřit případné zvláštní nebo individuální okolnosti, které se projevily. Zde dají obchodní a nákupní oddělení příslušných společností souhlas, jakmile vše proběhne bez problémů.

Krok 9: Technické normy pro dodávky zákazníkům

Pokud jsem zákazník, měl bych se ujistit, že jsem definoval jeden standard pro všechny své dodavatele. To zákazníkovi umožní vytvořit jednotné způsoby práce se všemi jeho dodavateli.

Krok 10: Spusťte ostrý provoz a provozujte paralelní systémy

Jste na nohou, ale ještě neběžíte. Abyste co nejlépe zvládli rizika, musíte spustit paralelní procesy - jeden na papíře a druhý pomocí EDI. To může trvat několik dní až týdnů.
Rozhodnutí, který konkrétní software pro konverzi EDI použít, je základním krokem před spuštěním projektu. Využití kvalifikovaných odborníků (interních, nebo externích) je pro úspěšný provoz klíčové. Poradili jste se s odborníky a provedli jste předchozích 10 kroků? Pak je pravděpodobné, že jste svůj projekt EDI úspěšně realizovali!

Rádi bychom poděkovali společnosti Woyb za její příspěvky a zpětnou vazbu k implementaci EDI.