Pasul 1: Dați startul proiectului dvs.

Din punct de vedere organizațional, este important să existe o persoană de contact (sau o persoană de contact pentru fiecare țară) ca mediator între departamentele de achiziții și IT.
Definiți domeniul de aplicare. Decideți datele pe care doriți să le schimbați, alegeți un protocol tehnic de comunicare, definiți ce mesaje (de exemplu, comenzi, confirmări, note de livrare, facturi) să schimbați și verificați dacă există circumstanțe speciale de care trebuie să țineți cont.Principalele grupuri implicate în EDI sunt Achizițiile și departamentele IT din partea clienților, iar departamentele de vânzări și IT din partea furnizorilor.
Din punct de vedere IT, este important să se consulte experți și să se aleagă un software de conversie foarte eficient.

Pasul 2: O persoană este responsabilă între IT și vânzări/achiziții.

Coordonarea perfectă în cadrul companiei dumneavoastră și între companii este crucială. Acest lucru funcționează cel mai bine atunci când o singură persoană este responsabilă pentru alinierea dintre IT și Vânzări (partea furnizorului) și dintre IT și Achiziții (partea clientului). Fiecare departament respectiv din cadrul unei companii vorbește cu departamentul respectiv din cealaltă companie și unul cu celălalt în cadrul propriei companii.

Pasul 3: De unde provin datele dumneavoastră?

Asigurați-vă că ambele companii au convenit asupra desemnărilor specifice pentru achiziții și vânzări înainte de începerea proiectului. Astfel se evită neînțelegerile privind numerele de articole și se evită greșelile de comandă.

Pasul 4: Totul ține de standarde

EDI se referă la standarde comune pentru schimbul de documente și la posibilitatea ca fiecare parte să poată vedea aceleași informații. Asigurați-vă că folosiți un standard de format de date bine stabilit și familiar pentru toți cei implicați. EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) este un exemplu.

Pasul 5: Exploatați cunoștințele existente

Acest lucru vă poate scuti de o mulțime de dureri de cap și de dureri de inimă în proiectul dumneavoastră. Nu reinventați roata. Dacă aveți cunoștințe existente despre EDI în organizația dumneavoastră, folosiți-le, învățați din ele.

Pasul 6: Aveți un termen limită, respectați-l

 Întâlniți-vă săptămânal pentru a verifica implementarea și a vă asigura că țineți pasul cu sprinturile proiectului. Dacă rămâneți în urmă, va trebui să escaladați problema și să o rezolvați. Țineți cont de disponibilitatea personalului (de exemplu, perioadele de vacanță etc.).

Pasul 7: Definiți și efectuați teste standard

Proiectul a ajuns acum într-un stadiu avansat și sunteți gata să definiți, să efectuați și să evaluați testele standard care implică toate părțile din ambele companii.

Pasul 8: Teste de acceptare a utilizatorilor

Acum este momentul de a intra mai adânc în diferitele departamente ale fiecărei companii pentru a testa orice circumstanțe speciale sau individuale care au devenit evidente. Aici, departamentele de vânzări și de achiziții din companiile respective dau undă verde, odată ce totul se desfășoară fără probleme.

Etapa 9: Standardele tehnice de livrare ale clientului

Dacă sunt un client, ar trebui să mă asigur că am definit un singur standard pentru toți furnizorii săi. Acest lucru îi permite clientului să creeze modalități uniforme de lucru cu toți furnizorii săi.

Pasul 10: Intrați în funcțiune și rulați sisteme paralele

Ești treaz, dar nu ești încă în stare să alergi. Pentru a vă gestiona cel mai bine riscul, trebuie să derulați procese paralele - unul pe hârtie și altul cu EDI. Acest lucru ar putea dura de la câteva zile la săptămâni.
Decizia de a decide ce software specific de conversie EDI să folosiți este un pas fundamental înainte de lansarea proiectului. Folosirea unor experți calificați (interni sau externalizați) este crucială pentru succesul operațiunii. Ați consultat experți și ați pus în aplicare cele 10 etape anterioare? Atunci sunt șanse mari să fi implementat cu succes proiectul EDI!

Dorim să le mulțumim celor de la Woyb pentru contribuția și feedback-ul lor la implementarea EDI.