Korak 1: Začnite svoj projekt
Z organizacijskega vidika je pomembno, da je en kontakt (ali kontakt na državo) posrednik med oddelki nabave in IT.
Opredelite področje uporabe. Odločite se o podatkih, ki jih želite izmenjati, izberite tehnični komunikacijski protokol, določite, katera sporočila (npr. naročila, potrditve, dobavnice, računi) želite izmenjati, in preverite, ali obstajajo kakšne posebne okoliščine, ki jih morate upoštevati.
Ključne skupine, vključene v EDI, so nabavni in informacijski oddelki na strani stranke ter prodajni in informacijski oddelki na strani dobavitelja.
Z vidika IT je pomembno, da se posvetujete s strokovnjaki in izberete zelo učinkovito programsko opremo za pretvorbo.
Korak 2: Ena oseba je odgovorna za IT in prodajo/nakupovanje
Ključnega pomena je nemoteno usklajevanje znotraj podjetja in med podjetji. To se najbolje obnese, če je ena oseba odgovorna za usklajevanje IT in prodaje (na strani dobaviteljev) ter IT in nabave (na strani kupcev). Vsak ustrezen oddelek v enem podjetju se pogovarja z ustreznim oddelkom v drugem in med seboj znotraj svojega podjetja.
Korak 3: Od kod prihajajo vaši podatki?
Pred začetkom projekta se prepričajte, da sta se obe podjetji dogovorili o posebnih imenovanjih za nakupe in prodajo. Tako se izognete nesporazumom glede številk artiklov in se izognete napakam pri naročanju.
Korak 4: Vse je odvisno od standardov
Pri EDI gre za skupne standarde za izmenjavo dokumentov, pri čemer lahko vsaka stran vidi iste informacije. Prepričajte se, da uporabljate standard formata podatkov, ki je uveljavljen in znan vsem udeležencem. Primer je EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport).
Korak 5: Izkoristite obstoječe znanje
To vam lahko prihrani veliko glavobolov in bolečin pri projektu. Ne izumljajte kolesa na novo. Če imate v svoji organizaciji obstoječe znanje o EDI, ga uporabite in se iz njega učite.
Korak 6: Določili ste časovni okvir, držite se ga
Tedensko se sestanite, da preverite izvajanje in se prepričate, da ste v koraku s projektnimi sprinti. Če zaostajate, boste morali problem eskalirati in ga rešiti. Upoštevajte razpoložljivost osebja (npr. obdobja dopustov itd.).
Korak 7: Opredelitev in izvajanje standardnih testov
Projekt je zdaj v napredni fazi in pripravljeni ste opredeliti, izvesti in ovrednotiti standardne teste, ki vključujejo vse stranke v obeh podjetjih.
Korak 8: Uporabniški sprejemni testi
Zdaj je čas, da se poglobite v različne oddelke vsakega podjetja in preverite morebitne posebne ali individualne okoliščine, ki so se pokazale. Tu prodajni in nabavni oddelki v posameznih podjetjih dajo soglasje, ko vse poteka nemoteno.
Korak 9: Tehnični standardi za dostavo strankam
Če sem kupec, moram poskrbeti, da opredelim en standard za vse svoje dobavitelje. Tako lahko stranka vzpostavi enotne načine dela z vsemi svojimi dobavitelji.
Korak 10: Zagon in zagon vzporednih sistemov
Vstali ste, vendar še ne tečete. Za najboljše obvladovanje tveganja morate izvajati vzporedne postopke - enega na papirju in drugega z EDI. To lahko traja od nekaj dni do nekaj tednov.
Odločitev, katero posebno programsko opremo za pretvorbo EDI boste uporabili, je temeljni korak pred začetkom projekta. Uporaba usposobljenih strokovnjakov (lastnih ali zunanjih) je ključnega pomena za uspešno delovanje. Ali ste se posvetovali s strokovnjaki in izvedli prejšnjih 10 korakov? Potem je velika verjetnost, da ste projekt EDI uspešno izvedli!
Družbi Woyb se zahvaljujemo za njihov prispevek in povratne informacije o izvajanju EDI.
